Privacyverklaring Hellodialog B.V.

English version below.

Hellodialog respecteert de privacy van de bezoekers van Hellodialog.com, in het bijzonder de rechten van bezoekers met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Vanwege volledige transparantie met onze klanten hebben wij een beleid geformuleerd en geïmplementeerd met betrekking tot deze verwerkingen zelf, het doel ervan alsook de mogelijkheden voor betrokkenen om hun de rechten zo goed mogelijk te kunnen uitoefenen. 

Voor alle aanvullende informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u terecht op de website van de Autoriteit persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl 

Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens (Hierna ook: “De beheerder”):
Hellodialog B.V., gevestigd te Phoenixstraat 4, 2011KC Haarlem, kvk-nummer: 63401274.

Alle merken, afbeeldingen, teksten, commentaren, illustraties, (animatie)plaatjes, videobeelden, geluiden, alsook alle technische applicaties die gebruikt kunnen worden om de website te laten functioneren en meer in het algemeen alle onderdelen die op deze site zijn gebruikt, zijn beschermd bij wet door intellectuele eigendomsrechten. Iedere reproductie, herhaling, gebruik of aanpassing, op welke wijze dan ook, van het geheel of slechts een onderdeel ervan, met inbegrip van de technische applicaties, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de verantwoordelijke, is ten strengste verboden. Indien de beheerder niet meteen actie onderneemt tegen enig inbreuk, kan dat niet worden opgevat als stilzwijgende toestemming dan wel het afzien van rechtsvervolging.

Voor het goede beheer van de website kan de beheerder op ieder moment:

  • de toegang aan een bepaalde categorie bezoekers schorsen, onderbreken of beperken tot de gehele of een gedeelte van de website;
  • alle informatie verwijderen die het functioneren van de website kan verstoren of in strijd is met nationale of internationale wetgeving of in strijd is met internet-etiquette;
  • de website tijdelijk niet beschikbaar hebben teneinde updates uit te kunnen voeren;

 

Wij nemen alle redelijke, passende beveiligingsmaatregelen om Hellodialog en onze klanten te beschermen tegen onrechtmatige toegang of wijziging, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens.

Als ondanks de beveiligingsmaatregelen, er toch sprake is van een beveiligingsincident dat waarschijnlijk nadelige gevolgen heeft voor uw privacy, zullen wij u zo snel mogelijk informeren over het incident.

De beheerder is in geen geval verantwoordelijk voor falen, storingen, moeilijkheden of onderbrekingen van het functioneren van de website, waardoor de website of een van zijn functionaliteiten niet toegankelijk is. De wijze waarop u verbinding zoekt met de website is uw eigen verantwoordelijkheid. U dient zelf alle geschikte maatregelen te treffen om uw apparatuur en uw gegevens te beschermen tegen onder andere virusaanvallen op het internet. U bent bovendien zelf verantwoordelijk voor de websites en de gegevens die u op internet raadpleegt.

 

De beheerder is niet aansprakelijk voor juridische procedures die tegen u worden gevoerd:

  • vanwege het gebruik van de website of diensten toegankelijk via internet;
  • vanwege het schenden van de voorwaarden van deze privacy policy;

 

De beheerder is niet verantwoordelijk voor enige schade die u zelf oploopt, dan wel derden of uw apparatuur oplopen als gevolg van uw verbinding met of het gebruik van de website. U zult zich onthouden van iedere actie tegen de beheerder als gevolg hiervan. 

Indien de beheerder betrokken raakt bij een geschil als gevolg van uw gebruik van deze website, is hij gerechtigd alle schade die hij dientengevolge lijdt en nog zal lijden op u te verhalen.

Uw gegevens worden verzameld door Hellodialog B.V.. De persoonsgegevens die op de website worden verzameld worden hoofdzakelijk gebruikt door de beheerder voor het onderhouden van relaties met u en indien aan de orde voor het verwerken van uw bestellingen.

Welke informatie wij van u verzamelen hangt af van uw handelingen. Vult u een formulier op hellodialog.com in, dan verstrekt u enkel de daar genoemde gegevens aan ons. Betaalt u facturen aan ons of aan een van onze partners, dan heeft u toegang tot de app omgeving waar wij in ieder geval de volgende gegevens van u verzamelen: 

  • Bedrijfsnaam;
  • Facturatiegegevens;
  • Voor- en achternaam;
  • Geslacht;
  • Adresgegevens;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Informatie betreffende het gebruik dat u maakt van onze tool en onze mobiele app (bijv. heatmaps, tijdstip van in- en uitloggen, modules/functionaliteiten die u het meest en het minst gebruikt, etc.);
  • De (encrypted) logingegevens gekoppeld aan uw gebruikersprofiel;
  • IP-adres en daaraan gekoppelde geografische locatiegegevens (land en regio, maar geen exact adres);
  • Alle andere persoonsgegevens vrijwillig overgedragen aan Hellodialog (bv. tijdens correspondentie met Hellodialog);

 

Als directe klant hebben we uw persoonsgegevens in de eerste plaats nodig om uw persoonlijke account te creëren op de tool. Verder hebben we uw gegevens nodig zodat onze medewerkers uw vragen gericht en spoedig kunnen beantwoorden. Uiteraard zullen we de gegevens ook gebruiken om uw facturen correct op te stellen en toe te sturen, alsook om eventuele betalingsproblemen op te volgen.

In uw eerste weken als Hellodialog-klant sturen we op regelmatige basis nuttige onboarding e-mails. Zo leert u onze tool snel op de juiste manier gebruiken. Zolang u klant bent bij Hellodialog ontvangt u ook onze product updates. Zo bent u steeds op de hoogte van de nieuwste aanpassingen aan onze tool en app, bijvoorbeeld wanneer we een nieuwe feature lanceren. Daarnaast ontvangt u als klant ook onze maandelijkse nieuwsbrief waarin we de meest relevante tips, blogs en nieuwtjes op een rijtje zetten. Tot slot nodigen we u als klant ook graag uit op onze evenementen. Al deze informatieve en marketingcommunicatie ontvangt u via e-mail.

 

Overzicht (Juridisch)

Verwerkingsactiviteit

Doel van de verwerking

Rechtsgrond

Creëren Hellodialog-account

Klantbeheer

Uitvoeren van overeenkomst

Facturatie, invordering van betalingen, etc.

Klantbeheer

Uitvoeren van overeenkomst + wettelijke verplichting om facturen gedurende min. zeven jaar te bewaren

Informatieve communicatie

  • Opvolging van support vragen aan onze medewerkers
  • Onboarding e-mails

Ondersteuning van klanten

Gerechtvaardigd belang

Geen mogelijkheid om je hiertegen te verzetten gezien de minimale privacy impact en het zwaarder wegend belang van de onderneming

Marketingcommunicatie

  • Product updates
  • Nieuwsbrief
  • Uitnodigingen voor events

Marketing

Gerechtvaardigd belang

Opt-out steeds mogelijk

Klantentevredenheidsonderzoeken, -enquêtes

Statistische analyse ter optimalisatie van de werking van onze website, online tool en/of app + bieden van persoonlijke/gerichte ondersteuning

Gerechtvaardigd belang

Vrije keuze om wel of niet deel te nemen

Monitoring van het gebruik van de tool (bijv. hoe actief wordt het account gebruikt)

Statistische analyse ter optimalisatie van de werking van onze website en/of online tool + bieden van persoonlijke/gerichte ondersteuning

Gerechtvaardigd belang

Geen mogelijkheid om je hiertegen te verzetten gezien de minimale privacy impact en het zwaarder wegend belang van de onderneming

Toegang tot jouw account om een opgetreden probleem te analyseren

Security engineering

Ondersteuning van klanten

Gerechtvaardigd belang

Steeds de keuze voor synchrone ondersteuning a.d.h.v. screen sharing

Toegang tot jouw account om gevraagde wijzigingen in jouw account uit te voeren

  • invoeren van een import
  • bewerken of uploaden van een nieuwsbrief template

Ondersteuning en onboarding van klanten

Toestemming

Alleen als de klant hiermee uitdrukkelijk akkoord gaat

 

Alle persoonsgegevens verwerken wij binnen de Europees Economische Ruimte (EER). Alle informatie die verwerkt wordt op app.hellodialog.com staat opgeslagen op servers van CloudVPS binnen de EU.

Hellodialog deelt jouw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting.

Hellodialog maakt gebruik van externe dienstverleners, die in onze opdracht jouw gegevens verwerken, om zo onze dienstverlening naar jou te kunnen uitvoeren. Met deze verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Hellodialog blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Wij hebben alle redelijke technologische en organisatorische voorzorgsmaatregelen genomen om elk risico op ongeoorloofde toegang tot en verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens tot een minimum te beperken.

Al het internetverkeer naar Hellodialog verloopt via een SSL-versleutelde verbinding (Secure Socket Layer of veilige en beschermde overdracht van gegevens via het internet), en we aanvaarden enkel verkeer via poort 443.

Toch is het belangrijk dat u weet dat het onmogelijk is om een onfeilbaar niveau van veiligheid te garanderen. Geen enkele methode van overdracht of doorgifte en van elektronische opslag van gegevens via het internet is 100% veilig.

De veiligheid van uw (demo-)account is uiteraard ook afhankelijk van de mate waarin u uw persoonlijke logingegevens geheim weet te houden. Onze medewerkers zullen u in ieder geval nooit vragen om logingegevens door te geven. Wanneer u toch beslist om logingegevens aan een derde mee te delen, heeft deze derde toegang tot de persoonsgegevens op uw account en kunnen wij niet langer instaan voor de veiligheid van uw gegevens. Wanneer u vaststelt dat een derde op ongeoorloofde wijze toegang heeft tot het account raden wij aan dat u uw wachtwoord onmiddellijk wijzigt en dat u contact met ons opneemt.

Op grond van artikel 13 lid 2 sub b AVG heeft eenieder recht op inzage van en rectificatie of wissing van zijn persoonsgegevens of beperking van de hem betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via contact@hellodialog.com

Ieder verzoek daartoe dient te worden vergezeld van een kopie van een geldig identiteitsbewijs, waarop u uw handtekening heeft gezet en onder vermelding van het adres waarop er met u contact kan worden opgenomen. Binnen 1 maand na het ingediende verzoek, krijgt u antwoord op uw verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en het aantal van de verzoeken kan deze termijn indien nodig met 2 maanden worden verlengd.

In geval van schending van enige wet- of regelgeving, waarvan de bezoeker wordt verdacht en waarvoor de autoriteiten persoonsgegevens nodig hebben die de beheerder heeft verzameld, worden deze aan hen verstrekt na een uitdrukkelijk en gemotiveerd verzoek van die autoriteiten, waarna deze persoonsgegevens mitsdien niet meer onder de bescherming van de bepalingen van deze privacyverklaring vallen.

Indien bepaalde informatie noodzakelijk is om toegang te krijgen tot bepaalde functionaliteiten van de website, zal de verantwoordelijke het verplichte karakter van deze informatie aangeven op het moment van het vragen van de gegevens.

U kunt commerciële aanbiedingen krijgen van de beheerder. Indien u deze niet (meer) wenst te ontvangen, stuurt u een mail naar het volgende adres: contact@hellodialog.com.

Indien u tijdens het bezoek van de website enige persoonsgegevens tegenkomt, dient u zich te onthouden van het verzamelen ervan of van enig ander ongeoorloofd gebruik alsook van iedere daad die een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van die perso(o)n(en) oplevert. De beheerder is in geen geval verantwoordelijk in bovengenoemde situaties.

De door de beheerder van app.hellodialog.com verzamelde gegevens worden gebruikt en bewaard gedurende de looptijd van het contract met de gegevens verstrekker. Daarna zullen de gegevens nog een jaar gearchiveerd beschikbaar blijven. 

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij bezoek aan onze website geplaatst wordt op de harde schijf van uw computer. Een cookie bevat gegevens zodat u bij elk bezoek aan onze website als bezoeker kan worden herkend. Het is dan mogelijk om onze website speciaal op u in te stellen en het inloggen te vergemakkelijken. Wanneer u onze website bezoekt, verschijnt er een banner waarmee we u informeren over het gebruik van cookies. Bij verder gebruik van onze website accepteert u het gebruik ervan. Uw toestemming is geldig voor een periode van dertien maanden. Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en hebben we uw toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

U kunt zich afmelden voor cookies door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser verwijderen.

Voor meer informatie over het gebruik, het beheer en het verwijderen van cookies voor elk besturingstype, nodigen wij u uit om de volgende link te raadplegen: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/internet-telefoon-tv-en-post/cookies#faq 

Aan het beeldmateriaal dat behoort bij de aangeboden producten op de website kunnen geen rechten worden ontleend.

Op deze voorwaarden is Nederlands Recht van toepassing. De rechtbank van de vestigingsplaats van de beheerder is exclusief bevoegd bij eventuele geschillen omtrent deze voorwaarden, behoudens wanneer hierop een wettelijke uitzondering van toepassing is. 

Voor vragen, productinformatie of informatie over de website zelf, kunt u zich richten tot: 
Harold van Asdonk, contact@hellodialog.com, +31 23 – 53 22 608.

 

Deze privacyverklaring is van toepassing sinds 06-2022 tot nader order.

Privacy statement Hellodialog B.V.

Hellodialog respects the privacy of the visitors of Hellodialog.com, in particular the rights of visitors with regard to the automated processing of personal data. Due to full transparency with our customers, we have formulated and implemented a policy with regard to these processing operations themselves, their purpose as well as the possibilities for data subjects to exercise their rights as well as possible.

For all additional information about the protection of personal data, please visit the website of the Dutch Data Protection Authority: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl

Responsible for the processing of personal data (hereinafter also: “The administrator”): Hellodialog B.V., established at Phoenixstraat 4, 2011KC Haarlem, Chamber of Commerce number: 63401274.

All brands, images, texts, comments, illustrations, (animation) images, video images, sounds, as well as all technical applications that can be used to make the website function and, more generally, all parts used on this site are protected by law by intellectual property rights. Any reproduction, repetition, use or adaptation, in any way whatsoever, of all or only part of it, including the technical applications, without the prior written consent of the person responsible, is strictly prohibited. If the administrator does not immediately take action against any infringement, this cannot be interpreted as tacit consent or the renunciation of legal proceedings.

For the proper management of the website, the administrator can at any time:

  • suspend, interrupt or restrict access to all or part of the website to a particular category of visitors;
  • remove all information that may disrupt the functioning of the website or that conflicts with national or international law or is contrary to internet etiquette;
  • have the website temporarily unavailable in order to be able to perform updates;

 

We take all reasonable, appropriate security measures to protect Hellodialog and our customers against unauthorized access or alteration, disclosure or destruction of personal data.

If, despite the security measures, there is a security incident that is likely to have an adverse effect on your privacy, we will inform you about the incident as soon as possible.

The administrator is in no way responsible for failures, malfunctions, difficulties or interruptions in the functioning of the website, as a result of which the website or one of its functionalities is inaccessible. The way in which you connect to the website is your own responsibility. You must take all appropriate measures yourself to protect your equipment and your data against, among other things, virus attacks on the internet. You are also responsible for the websites and the data you consult on the internet.

 

The administrator is not liable for legal proceedings brought against you:

  • because of the use of the website or services accessible via the internet;
  • for violating the terms of this privacy policy;

 

The administrator is not responsible for any damage that you incur yourself, or third parties or your equipment as a result of your connection to or use of the website. You will refrain from any action against the administrator as a result of this.

If the administrator becomes involved in a dispute as a result of your use of this website, he is entitled to recover from you all damage that he suffers and will suffer as a result.

Your data is collected by Hellodialog B.V.. The personal data collected on the website is mainly used by the administrator for maintaining relationships with you and, if applicable, for processing your orders.

What information we collect from you depends on your actions. If you fill in a form on hellodialog.com, you only provide us with the information mentioned there. If you pay invoices to us or to one of our partners, you have access to the app environment where we collect at least the following information from you:

  • Company Name;
  • Billing Information;
  • First and last name;
  • Sex;
  • Address data;
  • Phone number;
  • E-mail address;
  • Information regarding the use you make of our tool and our mobile app (e.g. heatmaps, time of logging in and out, modules/functionalities you use most and least, etc.);
  • The (encrypted) login data linked to your user profile;
  • IP address and associated geographic location data (country and region, but no exact address);
  • All other personal data voluntarily transferred to Hellodialog (e.g. during correspondence with Hellodialog);

 

As a direct customer, we need your personal data in the first place to protect your personal data to create an appropriate account on the tool. We also need your details so that our employees can answer your questions quickly and in a targeted manner. We will of course also use the data to correctly prepare and send your invoices, as well as to follow up any payment problems.

In your first weeks as a Hellodialog customer, we send useful onboarding emails on a regular basis. This way you quickly learn to use our tool in the right way. As long as you are a customer of Hellodialog, you will also receive our product updates. This way you are always aware of the latest changes to our tool and app, for example when we launch a new feature. In addition, you as a customer also receive our monthly newsletter in which we list the most relevant tips, blogs and news. Finally, we also like to invite you as a customer to our events. You will receive all this informational and marketing communication via email.

 

Overview (Legal)

Processing activity

Purpose of the processing

Lawful basis

Creating a Hellodialog-account

Customer management

Execution of the contract

Invoicing, collection of payments, etc.

Customer management

Execution of the contract + legal obligation to store invoices for at least seven years

Informative communication

  • Follow-up of support questions
  • Onboarding e-mails

Customer support

Legetimate interest

No possibility of opposing this given the minimal privacy impact and the overriding interest of the company

Marketing communication

  • Product updates
  • Newsletter
  • Invitations to events

Marketing

Legetimate interest

Opt-out always possible: the customer is always entitled to unsubscribe

Customer satisfaction surveys

Statistical analysis to optimize the operation of our website, online tool and/or app + offering personal/focussed support

Legetimate interest

Free choice of whether or not to participate

Monitoring the use of the tool

Statistical analysis to optimize the operation of our website, online tool and/or app + offering personal/focussed support

Legetimate interest

No possibility of opposing this given the minimal privacy impact and the overriding interest of the company

Accessing your account in order to analyse a problem that may have occured

Security engineering

Customer support

Legetimate interest

synchronous support through screen sharing is always an option

Accessing your account in order to perform requested modifications in your account

  • perform an import
  • create, import or edit a newsletter template

Customer support and onboarding

Explicit consent

Only if the person concerned expressly agrees to this

 

 

We process all personal data within the European Economic Area (EEA). All information processed on app.hellodialog.com is stored on CloudVPS servers within the EU.

Hellodialog does not share your personal data with third parties, unless this is necessary to comply with any legal obligation.

Hellodialog uses external service providers, who process your data on our behalf, in order to be able to provide our services to you. We conclude a processing agreement with these processors to ensure the same level of security and confidentiality of your data. Hellodialog remains responsible for these processing operations.

We have taken all reasonable technological and organizational precautions to minimize any risk of unauthorized access to, loss, misuse or alteration of your personal data.

All Internet traffic to Hellodialog goes through an SSL-encrypted connection (Secure Socket Layer) and we only accept traffic through port 443.

However, it is important to know that it is impossible to guarantee an unfailing level of security. No method of transmission or transfer and of electronic storage of data over the Internet is 100% secure.

The security of your (demo) account also depends on the extent to which you keep your personal login details secret. In any case, our employees will never ask you to provide login details. If you nevertheless decide to communicate login details to a third party, this third party will have access to the personal data on your account and we can no longer guarantee the security of your data. If you become aware that a third party has unauthorized access to the account, we recommend that you change your password immediately and contact us.

Pursuant to Article 13 paragraph 2 sub b GDPR, everyone has the right to inspect and rectify or delete their personal data or limit the processing concerning them, as well as the right to object to the processing and the right to data portability.

You can exercise these rights by contacting us at contact@hellodialog.com.

Any request to that effect must be accompanied by a copy of a valid proof of identity, on which you have put your signature and stating the address at which you can be contacted. You will receive an answer to your request within 1 month of the submitted request. Depending on the complexity of the requests and the number of requests, this period can be extended by 2 months if necessary.

In the event of violation of any laws or regulations, of which the visitor is suspected and for which the authorities need personal data collected by the administrator, these will be provided to them after an explicit and motivated request from those authorities, after which these personal data will no longer be available. are protected by the provisions of this privacy statement.

If certain information is necessary to access certain functionalities of the website, the responsible person will indicate the mandatory nature of this information at the time of requesting the data.

You can get commercial offers from the administrator. If you do not wish to receive this (anymore), please send an email to the following address: contact@hellodialog.com.

If you come across any personal data while visiting the website, you must refrain from collecting it or from any other unauthorized use, as well as from any act that constitutes an invasion of the privacy of that person(s). The administrator is in no way responsible in the above situations.

The data collected by the administrator of app.hellodialog.com will be used and stored for the duration of the contract with the data provider. After that, the data will be archived for another year.

A cookie is a small text file that is placed on the hard drive of your computer when you visit our website. A cookie contains data so that you can be recognized as a visitor each time you visit our website. It is then possible to set up our website especially for you and to make logging in easier. When you visit our website, a banner appears with which we inform you about the use of cookies. By continuing to use our website, you accept its use. Your consent is valid for a period of thirteen months. On your first visit to our website, we already informed you about these cookies and we asked for your permission to place them.

You can opt out of cookies by setting your internet browser so that it no longer stores cookies. In addition, you can also delete all information previously stored via the browser settings.

For more information about the use, management and deletion of cookies for each operating type, we invite you to consult the following link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/internet-telefoon-tv-en-post /cookies#faq 

No rights can be derived from the visual material associated with the products offered on the website.

Dutch law applies to these conditions. The court of the administrator’s place of business has exclusive jurisdiction in any disputes regarding these terms and conditions, unless a legal exception applies.

For questions, product information or information about the website itself, please contact: Harold van Asdonk, contact@hellodialog.com, +31 23 – 53 22 608.

This privacy statement applies from 06-2022 until further notice.

Next level marketing?

Ontvang om de maand tips & tricks voor een superboost van jouw e-mail en marketing automation.

boek-automation

Whitepaper Cialdini & Marketing Automation

Hoe pas je de 7 beïnvloedingsprincipes van Cialdini toe binnen marketing automation? Dat leggen we je in de whitepaper haarfijn uit aan de hand van concrete voorbeelden.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

boek1-1

Download het Design in e-mailmarketing eBook

Word een pro in het designen van e-mails. 

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.